L’idée peut paraitre plus qu’évidente, mais à la lecture de beaucoup de cahiers des charges de travaux, ou même parfois d’exploitation et maintenance, l’organisation quotidienne des processus de travail des acteurs n’est pas toujours clairement établie. Le temps accordé à la rédaction d’un nouveau marché est bien souvent sous-estimé et peut conduire à une multiplication de copier-coller ou à l’inclusion d’idées partiellement construites ou éprouvées. Il en résulte parfois des années de frustration pour l’ensemble des parties prenantes. Tôt ou tard, les accords implicites risquent d’être remis en cause, chacun cherchant à tirer le meilleur parti des conditions fixées lors de la passation du marché.

Si les résultats sont donc parfois perfectibles, c’est bien évidemment que l’exercice s’avère extrêmement délicat. En effet, même s’agissant de prestations récurrentes, parfois identiques depuis des années, les outils et méthodes pratiquées évoluent régulièrement. La tendance actuelle n’est plus au strict respect des normes à la virgule près, mais bien plutôt au compromis entre sécurité, couts global et rapidité d’exécution. Le cahier des charges doit ainsi spécifier un cadre précis, tout en laissant une marge de manœuvre afin de s’adapter aux évolutions des pratiques sur la durée du marché.

L’équation n’est pas impossible, mais elle nécessite un travail conséquent en amont et une capacité à se projeter dans le quotidien des agents et collaborateurs qui exécuteront les prestations.

Voici 5 points clés à avoir en tête en débutant la rédaction d’un marché :

1. Consulter les exécutants avant de rédiger le cahier des charges

Il n’est pas toujours facile de consulter les potentiels futurs attributaires d’un marché, car ils pourraient également être parmi ceux qui ne seront pas retenus. Cependant, si une consultation directe est délicate, il est toujours possible de tirer des enseignements des marchés passés : Quelles tâches étaient chronophages ? Quelles attentes ont évoluées ? Quels points méritent d’être repensés ?

2. Etablir des schémas d’exécution des processus

Le maitre d’ouvrage n’a pas vocation à définir les processus d’intervention des entreprises, mais il est crucial de projeter un fonctionnement fluide, permettant une bonne transmission des informations et une compréhension claire des attentes réciproques. Prendre quelques heures en amont pour concevoir ces schémas d’échange peut faire gagner un temps considérable lors de l’exécution du marché.

3. Formaliser ses attentes

Quelle que soit la nature du marché (exploitation, maintenance, travaux, marché de performance) il est crucial de définir et de communiquer précisément ses souhaits. L’adage « ça va sans dire, mais ça va mieux en le disant » s’applique parfaitement ici. Des attentes bien définies sont non seulement claires pour le donneur d’ordre, mais aussi compréhensibles pour les candidats.

4. Préciser clairement les limites de prestations

Des formules comme «  selon les normes en vigueur » ou « selon les bonnes pratiques » peuvent être soumises à l’interprétation du candidat. Si l’on appliquait toutes les normes à la lettre sur une installation existante, il faudrait souvent remplacer intégralement l’infrastructure, du candélabre à l’armoire. Toute limite mal définie risque d’entraîner des interprétations divergentes, des ajustements coûteux et des frustrations mutuelles. Sur un marché allotis géographiquement, cela peut entraîner des disparités dans le niveau de prestation entre les différents lieux d’intervention, générant ainsi des tensions.

5. Anticiper et accompagner les évolutions potentielles

Ce point s’applique principalement aux marchés pluriannuels ou reconductibles. Si le marché est court, il ne connaîtra probablement pas d’évolutions majeures. Cette idée peut s’illustrer dans le choix des articles mentionnés dans les bordereaux de prix par exemple. Mais aussi dans l’usage et l’implémentation de systèmes de télégestion. Ces évolutions peuvent modifier les modalités d’intervention, notamment pour la gestion des défauts.

Pour conclure j’ajouterais à ces prérequis un point d’attention quant à l’articulation de différents marchés sur un même périmètre. On peut penser à un marché de maintenance et un marché de travaux par exemple. La combinaison des périmètres, des périodes et des conditions d’intervention doit être clairement définie, ceci afin d’éviter toute confusion entre les pannes couvertes par la garantie de parfait achèvement et les défauts usuels notamment.